- LE COORDINATEUR
Le Coordonnateur de la FECOMICO est le Responsable de l’exécution globale des projets de l’organisation. Il est l’interlocuteur de la FECOMICO.
Il est chargé de :
– Superviser et coordonner l’ensemble des activités de la FECOMICO;
– Organiser et présider la réunion hebdomadaire de l’organisation ;
– Discuter et valider le programme de travail hebdomadaire et mensuel de l’équipe de coordination;
– Rendre compte aux partenaires de l’état d’avancement des projets.
– Veiller à une bonne circulation de l’information de portée générale au sein des Projets ;
– Développer les actions pour le respect des clauses des Accords de financement des autres documents de base des Projets par les différents acteurs et en assurer le suivi ;
– Coordonner la gestion financière des projets en étroite collaboration avec les partenaires dans le respect des Accords de financement et en conformité avec les règles de procédures de la FECOMICO;
– Coordonner l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités des projets ;
– Ordonnancer toutes les dépenses devant être payées sur les comptes spéciaux ;
– Approvisionner les sous comptes spéciaux des agences d’exécution ;
– Signer les relevés de dépenses, les Demandes de paiement Direct et les Rapports financiers en vue de leur transmission aux partenaires avec copie au Conseil d’administration ;
– Valider les Termes de Référence (TDR) établis dans le cadre de la mise en œuvre des Projets,
– Veiller au respect des cahiers de charges des entreprises et fournisseurs engagés dans les contrats avec les Projets.
– Coordonner la gestion administrative du projet en étroite collaboration avec le chargé de programmes et le Comptable, dans le respect des Accords de financement en conformité avec les règles de procédures de la FECOMICO et les partenaires ;
– Veiller à l’application des règlements énoncés dans les décrets, arrêtés, manuels, directives circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel technique et d’appui des Projets
– Veiller à la gestion du patrimoine des Projets,
– Veiller au bon déroulement des missions de contrôle externe (auditeurs externes, contrôle interne des autres organes, bailleurs de fonds, etc.) des Projets
– Convoquer les réunions de revue du plan annuel de travail.
| 2. LE CHARGE DE PROGRAMMES Le Chargé des programmes assiste le Coordinateur dans planification, le monitoring et la gestion des projets et programme. Il gère le budget des projets et programmes de la FECOMICO. Responsable hiérarchique : Coordinateur Collaborateur direct : Chargé d’Administration & Finances Sous-ordre : Assistants programmes et chargés de suivi et évaluation Taches : |
| – Assister le Coordinateur dans la conception des stratégies des projets et des programmes suivant les orientations et politiques et domaines d’actions de la FECOMICO ; – Concevoir et mettre en place le système de suivi-évaluation pour chaque projet et programmes, – Suivre et évaluer le niveau de mise en œuvre des projets et programmes et proposer des mesures à prendre immédiatement au Coordinateur ; – Superviser l’Assistant des Programmes, Chefs des projets et chargé de suivi & évaluation ainsi que les experts techniques relevant de ses domaines de compétence ; – Vérifier les rapports d’activités et des missions des projets et des experts techniques avant soumission au Coordinateur. |
| Le Chargé des Programmes sous la direction du Coordinateur est chargé de : – Superviser toutes les activités liées aux aspects techniques jusqu’au niveau des antennes ; -Suivre les activités techniques de la FECOMICO et des ONGD partenaires ; -Collecter les informations relatives aux activités de terrain ; -Assurer le recyclage du personnel technique ; -Veiller à la formation des membres bénéficiaires sur les domaines techniques ; -Conduire les recherches et études sur les questions relatives aux domaines d’intervention de la fédération, -Faire le monitoring et produire des rapports techniques -Concevoir et élaborer des projets et le soumettre à la hiérarchie pour discussion et réalisation ; -Proposer et programmer les formations affectées aux projets ; -Programmer les descentes sur terrain pour la supervision et le suivi des activités en collaboration avec la coordination ; -Faire rapport à la hiérarchie des difficultés rencontrées sur terrain et proposer des pistes des solutions envisageables ; -Préparer techniquement les documents pour les évaluations et les audits externes ; – Exécuter toutes les autres taches lui confier par la hiérarchie en lien avec son cahier de charges. |
| Documents de gestion Document techniques de projets et programmes Rapports spécifiques d’activités périodiques (mensuels, trimestriels et annuels) et des missions Rapport de supervision et d’évaluation annuelle des assistants programme et chargés de suivi et évaluations ; Rapports d’activités de formation, d’échanges et de concertation. |
| 3. LE CHARGE DE L’ADMINISTRATION ET DES RESSOURCES HUMMAINES Le Chargé d’Administration et des ressources humaines assiste le Coordinateur dans la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités et opérations administratives, du personnel. Il sert de pont entre le personnel d’appui et le Coordinateur. |
| Le Chargé d’Administration et de ressources humaines est chargé de : |
| Préparer les contrats de service avec les tiers ; – S’assurer de la bonne tenue et classement des correspondances et autres documents dans les archives de l’organisation; – Calculer les salaires du personnel ; – Rédiger toutes les correspondances lui demandées par le Coordinateur – Assurer l’élaboration et le suivi des contrats des prestataires. – Produire tout autre travail demandé par la hiérarchie. De la gestion du personnel – Tenir à jour les dossiers du personnel et en assurer un bon système de classement ; – Tenir la base des données administratives qui renseigne sur l’identité et la vie professionnelle de tous les employés de la FECOMICO; – Gérer les relations avec l’Inspection du Travail, l’ONEM, l’INSS, la Direction des, impôts, les institutions médicales sur la situation administrative des travailleurs ; – Veiller au respect de la réglementation et des lois en vigueur en République Démocratique du Congo en matière de la gestion du personnel ; – Vérifier que les fiches de temps de chaque personnel sont correctement remplies avec les heures effectives d’arrivée et de départ et les soumettre à l’approbation du Coordinateur chaque fin du mois ; Autres tâches spécifiques – Exécuter toutes les autres tâches lui confiées par le Coordinateur en lien direct avec ses attributions. |
| – Fiche de temps (Time-sheet) du personnel ; – Plan de congé du staff ; – Déclarations des impôts professionnelles et cotisations sociales ; – Fiches d’évaluations annuelles du personnel d’appui. |
| Le Chargé d’Administration et des ressources humaines est évalué chaque année par le Coordinateur ou par le chargé de programmes. |
4. LE SPECIALISTE EN SUIVI ET EVALUATION:
Il est sous l’autorité hiérarchique du Chargé des programmes.
Le responsable de suivi et évaluation met en place et anime le système de suivi-évaluation et assure le système d’information de la mission de l’organisation. Il exécute les taches suivantes:
– Définir les indicateurs permettant le suivi des activités conduites, le renforcement de la capacité ainsi que les modalités de collecte et d’analyse des données associées à ces indicateurs
– Assurer la collecte et l’analyse des données
– Rédiger les rapports de suivi et des évaluations requis
– Conduire les activités d’évaluation des programmes en fonction des besoins
– Participer à l’élaboration des plans de travail annuel et stratégique
– Identifier les besoins en équipement pour la mise en œuvre du système de S&E
– Produire les outils de formation sur le suivi-évaluation et la formation associée pour le personnel et les partenaires
-Assurer la préparation et la conduite des enquêtes
– Conseiller le responsable des programmes sur les améliorations à apporter aux projets en cours d’exécution sur la base des informations recueillies
– S’assurer que la conception et les rapports de qualité répondent aux normes d’apprentissage grâce à l’évaluation associée à la redevabilité
– Fournir le retour d’information aux rapports de gestion des programmes pour une amélioration
– Evaluer l’efficacité des programmes à atteindre leurs objectifs et l’utilisation des ressources allouées
– Conseiller le Secrétaire exécutif dans la formulation des stratégies dans la réalisation de la mission de l’organisation
– Collecter les plaintes et les informations sur les fraudes et fournir les recommandations.
– Assurer le renforcement des capacités et les apprentissages communs.
5. LE SPECIALISTE EN GESTION FINANCIERE :
Il est sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur et du chargé des programmes.
Il exécute les tâches ci-après :
– Suivre le respect de l’application des procédures administratives du Manuel administratif, financier et comptable;
– Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions d’audit et de supervision des partenaires;
– Faciliter le déroulement des missions de supervision et d’audit
– Maintenir le contact étroit avec les bureaux de liaison pour toutes les questions se rapportant à la gestion financière et aux décaissements du projet ;
– Veiller à la bonne utilisation des équipements des Projets, leur codification, la prise annuelle d’inventaire physique et la tenue à jour du registre des biens ;
– Superviser le classement et l’archivage des pièces comptables.
– Collaborer à l’élaboration des programmes et budgets annuels des projets, et consolider les budgets des composantes et des partenaires de mise en œuvre des projets;
– Établir le calendrier de préparation du budget en indiquant d’une part, les personnes et les structures responsables et d’autre part, la date limite des travaux en conformité avec le calendrier budgétaire approuvé par le Coordonnateur.
– Exécuter les tâches de supervision financière du projet et veiller à ce que les différents partenaires de mise en œuvre des projets reçoivent l’appui nécessaire pour mettre en œuvre leur plan de Travail ;
– Présenter au Coordonnateur la situation sur l’évolution des indicateurs financiers (taux de décaissement, niveau d’exécution des budgets etc.) ;
– Suivre les paiements pour reconstitution des fonds de roulement et les demandes de paiements directs effectuées ;
– Assurer le bon fonctionnement des comptes financiers des projets;
– Approuver avec le Coordonnateur toutes les sorties de fonds et à ce titre cosigner les chèques et ordres de virement.
– Assurer la tenue et l’enregistrement régulier au jour le jour de la comptabilité des projets;
– Élaborer les rapports intérimaires financiers et les états financiers annuels et périodiques des Projets ;
– Préparer l’organisation et le déroulement de l’audit externe annuel et de la revue à mi-parcours
– Suivre la mise en œuvre des recommandations formulées à l’issue des audits annuels.
6. LE COMPTABLE:
Il est sous placé sous l’autorité fonctionnelle du Spécialiste en Gestion financière et sur le plan administratif sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur
Il exécute les tâches ci-après :
– Assurer, sous la supervision du Spécialiste en Gestion financière, le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé, avec la production dans les délais impartis des informations nécessaires, conformément au manuel de procédures ;
– Assurer la bonne tenue de la comptabilité, notamment il s’agira de passer les écritures selon le plan comptable national /OHADA et les schémas d’écritures comptable établis à cet effet ;
– Assurer l’éligibilité de toutes les demandes de décaissements et pièces de dépenses soumises avant de procéder à l’établissement des demandes de décaissement et à leur enregistrement comptable ;
– Effectuer les travaux d’imputation et d’enregistrement des opérations comptables dans le logiciel après vérification, y compris les mouvements des caisses sur une base journalière ;
– Vérifier et réaliser les opérations comptables, analyser les comptes et produire les documents comptables requis ;
– Préparer le paiement des factures (états des factures à payer) ;
– Participer à l’établissement des états financiers trimestriels et annuels ;
– Etablir les états de rapprochement bancaire à soumettre au Spécialiste en gestion financière ;
– Analyser à la fin de chaque mois les comptes et justifier les soldes ;
– Assister les auditeurs en accord avec le Spécialiste en Gestion Financière dans leurs missions de certification des états financiers en leur fournissant toutes les informations nécessaires ;
– Classer et archiver les documents comptables ;
– Participer aux travaux usuels de clôture d’exercice comptable ;
– Participer aux travaux de rédaction des rapports périodiques ;
– Accomplir toute autre tâche à la demande de la hiérarchie