Motivé par le désir d’une meilleure gestion des ressources humaines, matérielles et financières, la FECOMICO a procédé à l’élaboration des procédures complémentaires relatives à la gestion administrative et financière contenues dans le présent manuel. Celui-ci vient compléter les textes de base existants notamment les statuts, ROI, code de déontologie professionnelle pour la gestion des ressources humaines qui régissent la vie de l’organisation.

Il a pour objectif de guider l’association dans la mise en œuvre de ses projets. Il présente les différentes procédures financières qui régissent le partenariat entre la FECOMICO et ses partenaires ainsi que certains principes de base de contrôle interne et offre un certain nombre d’outils de gestion pour plus de visibilité des opérations financières et comptables.

Ces différentes règles garantiront la protection de l’association et lui permettront d’atteindre ses objectifs.

Le contrôle interne a pour but d’assurer d’une part, la protection et la bonne gestion du patrimoine, de l’organisation et d’autre part l’application des procédures et instructions du bailleur et de favoriser l’amélioration des performances.

Les conditions du contrôle interne sont les suivantes :

la présence d’un personnel compétent et intègre,
l’élaboration par écrit des procédures et des instructions financières de contrôle à respecter par le personnel,
un plan systématique d’organisation reprenant la description et la répartition des tâches et des responsabilités,
le contrôle est à effectuer par le coordonnateur ou par délégation des responsabilités.

Les principales fonctions du manuel sont :

fournir un guide pour la conduite des activités de l’association et pour ses responsables.
Normaliser le langage, la politique, les pratiques, les procédures et les outils de gestion de l’association.
Assurer la coordination entre les diverses activités de gestion administrative et financière.
Servir de référence officielle au personnel en place dans son travail.
Informer tous les partenaires des pratiques administratives ayant cours au sein de l’organisation.
Servir de référence pour les diverses formes de vérification.

Quant au contenu du manuel, il s’articule autour des chapitres suivants :

De l’organisation structurelle de la fédération
Le règlement du personnel
Les procédures administratives
Les procédures de gestion financière.

I. DE L’ORGANISATION STRUCTURELLE DE LA FECOMICO

Le règlement des procédures administratives et financières régit les relations de travail, d’hiérarchie, de délégation des pouvoirs et de communication entre les différents organes de la fédération.

Pour bien décrire ces relations, il importe de se référer à l’organisation structurelle de la FECOMICO schématisée dans un organigramme qui formalise la spécialisation, la coordination des tâches et des activités dans l’organisation.

1.1 ORGANNIGRAMME STRUCTUREL DE LA FECOMICO

L’organigramme est un outil qui permet de visualiser la répartition des rôles et de l’autorité au sein d’une organisation. Autrement dit, il permet d’identifier les responsabilités et les rôles de chaque membre de l’organisation. L’organigramme a la vocation d’être un instrument de gestion, et non un simple document de présentation de la structure organisationnelle de la fédération.

1.1. DES ORGANES DE DECISION, D’ORIENTATION, DE CONTROLE ET D’EXECUTION DE LA FECOMICO

1.2.1. L’assemblée générale (A.G)

Elle est l’organe suprême de l’association. La composition de l’assemblée générale, ses rôles, ses responsabilités et son fonctionnement sont définis par les statuts de la FECOMICO.

L’Assemblée générale comprend :

Tous les membres fondateurs
Tous les membres adhérents et membres sympathisants

Elle est convoquée une fois par an en session ordinaire par le C.A et en session extraordinaire chaque fois que le besoin se présente. Elle est convoquée conformément aux modalités prévues par les statuts.

L’assemblée générale élit le CA pour un mandat de cinq ans renouvelable.

1.2.2. Le Conseil d’administration (C.A)

Il est composé de :

Un président
Un vice-président
Des conseillers
Un secrétaire rapporteur

Le C.A est l’organe de représentation et d’application des décisions de l’assemblée générale, à ce titre, il assure le suivi de l’exécution du programme et du budget de la fédération tel qu’explicité dans le ROI.

1.2.3. La commission de contrôle (C.C)

Elle est l’organe de contrôle interne ; ses membres au nombre de trois, sont élus par l’A.G, pour un mandat de 3 ans. Les attributions et le fonctionnement sont définis dans le R.OI de la fédération.

1.2.4 La Coordination ou bureau exécutif

Le bureau exécutif est composé de tout le personnel engagé par la fédération, suivant la procédure définie dans le règlement administratif du personnel.

Il est l’organe permanent d’animation, de gestion et de coordination de toutes les activités.

Il est dirigé par un coordonnateur, assisté par :

Un chargé des programmes
Un administratif et financier
Un secrétaire
Une équipe technique pluridisciplinaire permanente présente sur le terrain

1.2.4.1. Postes

1.2.4.2. Attributions des postes (Job description)

a) Poste de Coordonnateur.

Sous l’autorité hiérarchique du CA, il doit :

– Superviser et coordonner l’ensemble des activités de la FECOMICO;

– Organiser et présider la réunion hebdomadaire de l’organisation ;

– Discuter et valider le programme de travail hebdomadaire et mensuel de l’équipe de coordination;

– Rendre compte aux partenaires de l’état d’avancement des projets.

– Veiller à une bonne circulation de l’information de portée générale au sein des Projets ;

– Développer les actions pour le respect des clauses des Accords de financement des autres documents de base des Projets par les différents acteurs et en assurer le suivi ;

– Coordonner la gestion financière des projets en étroite collaboration avec les partenaires dans le respect des Accords de financement et en conformité avec les règles de procédures de la FECOMICO;

– Coordonner l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités des projets ;

– Ordonnancer toutes les dépenses devant être payées sur les comptes spéciaux ;

– Approvisionner les sous comptes spéciaux des agences d’exécution ;

– Signer les relevés de dépenses, les Demandes de paiement Direct et les Rapports financiers en vue de leur transmission aux partenaires avec copie au Conseil d’administration ;

– Valider les Termes de Référence (TDR) établis dans le cadre de la mise en œuvre des Projets,

– Veiller au respect des cahiers de charges des entreprises et fournisseurs engagés dans les contrats avec les Projets.

– Coordonner la gestion administrative du projet en étroite collaboration avec le chargé de programmes et le Comptable, dans le respect des Accords de financement en conformité avec les règles de procédures de la FECOMICO et les partenaires ;

– Veiller à l’application des règlements énoncés dans les décrets, arrêtés, manuels, directives circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel technique et d’appui des Projets

– Veiller à la gestion du patrimoine des Projets,

– Veiller au bon déroulement des missions de contrôle externe (auditeurs externes, contrôle interne des autres organes, bailleurs de fonds, etc.) des Projets

– Convoquer les réunions de revue du plan annuel de travail.

Ces attributions ne sont pas limitatives et pourront être élargies ou modifiées à l’initiative du CA.

b) Poste de Chargé de programmes

Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur, il doit :

– Assister le Coordinateur dans la conception des stratégies des projets et des programmes suivant les orientations et politiques et domaines d’actions de la FECOMICO ;

– Concevoir et mettre en place le système de suivi-évaluation pour chaque projet et programmes,

– Suivre et évaluer le niveau de mise en œuvre des projets et programmes et proposer des mesures à prendre immédiatement au Coordinateur ;

– Superviser l’Assistant des Programmes, Chefs des projets et chargé de suivi & évaluation ainsi que les experts techniques relevant de ses domaines de compétence ;

– Vérifier les rapports d’activités et des missions des projets et des experts techniques avant soumission au Coordinateur.

De manière générale, le responsable des programmes est chargé de :

– Superviser toutes les activités liées aux aspects techniques jusqu’au niveau des bureaux provinciaux ;

-Suivre les activités techniques de la FECOMICO et des ONGD partenaires ;

-Collecter les informations relatives aux activités de terrain ;

-Assurer le recyclage du personnel technique ;

-Veiller à la formation des membres bénéficiaires sur les domaines techniques ;

-Conduire les recherches et études sur les questions relatives aux domaines d’intervention de la fédération,

-Faire le monitoring et produire des rapports techniques

-Concevoir et élaborer des projets et le soumettre à la hiérarchie pour discussion et réalisation ;

-Proposer et programmer les formations affectées aux projets ;

-Programmer les descentes sur terrain pour la supervision et le suivi des activités en collaboration avec la coordination ;

-Faire rapport à la hiérarchie des difficultés rencontrées sur terrain et proposer des pistes des solutions envisageables ;

-Préparer techniquement les documents pour les évaluations et les audits externes ;

– Exécuter toutes les autres taches lui confier par la hiérarchie en lien avec son cahier de charges.

c) Poste du chargé de l’administration et ressources humaines

Le Chargé d’Administration et des ressources humaines assistent le Coordinateur dans la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités et opérations administratives, du personnel. Il sert de pont entre le personnel d’appui et le Coordinateur.

Le Chargé d’Administration et de ressources humaines est chargé de :

Préparer les contrats de service avec les tiers ;

– S’assurer de la bonne tenue et classement des correspondances et autres documents dans les archives de l’organisation;

– Calculer les salaires du personnel ;

– Rédiger toutes les correspondances lui demandées par le Coordinateur

– Assurer l’élaboration et le suivi des contrats des prestataires.

– Produire tout autre travail demandé par la hiérarchie.

De la gestion du personnel

– Tenir à jour les dossiers du personnel et en assurer un bon système de classement ;

– Tenir la base des données administratives qui renseigne sur l’identité et la vie professionnelle de tous les employés de la FECOMICO;

– Gérer les relations avec l’Inspection du Travail, l’ONEM, l’INSS, la Direction des, impôts, les institutions médicales sur la situation administrative des travailleurs ;

– Veiller au respect de la réglementation et des lois en vigueur en République Démocratique du Congo en matière de la gestion du personnel ;

– Vérifier que les fiches de temps de chaque personnel sont correctement remplies avec les heures effectives d’arrivée et de départ et les soumettre à l’approbation du Coordinateur

chaque fin du mois ;

Autres tâches spécifiques

– Exécuter toutes les autres tâches lui confiées par le Coordinateur en lien direct avec ses attributions.

– Fiche de temps (Time-sheet) du personnel ;

– Plan de congé du staff ;

– Déclarations des impôts professionnelles et cotisations sociales ;

– Fiches d’évaluations annuelles du personnel d’appui.

d) Chargé des finances

Il est sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur et du chargé des programmes.

Il exécute les tâches ci-après :

– Suivre le respect de l’application des procédures administratives du Manuel administratif, financier et comptable;

– Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions d’audit et de supervision des partenaires;

– Faciliter le déroulement des missions de supervision et d’audit

– Maintenir le contact étroit avec les bureaux de liaison pour toutes les questions se rapportant à la gestion financière et aux décaissements du projet ;

– Veiller à la bonne utilisation des équipements des Projets, leur codification, la prise annuelle d’inventaire physique et la tenue à jour du registre des biens ;

– Superviser le classement et l’archivage des pièces comptables.

– Collaborer à l’élaboration des programmes et budgets annuels des projets, et consolider les budgets des composantes et des partenaires de mise en œuvre des projets;

– Établir le calendrier de préparation du budget en indiquant d’une part, les personnes et les structures responsables et d’autre part, la date limite des travaux en conformité avec le calendrier budgétaire approuvé par le Coordonnateur.

– Exécuter les tâches de supervision financière du projet et veiller à ce que les différents partenaires de mise en œuvre des projets reçoivent l’appui nécessaire pour mettre en œuvre leur plan de Travail ;

– Présenter au Coordonnateur la situation sur l’évolution des indicateurs financiers (taux de décaissement, niveau d’exécution des budgets etc.) ;

– Suivre les paiements pour reconstitution des fonds de roulement et les demandes de paiements directs effectuées ;

– Assurer le bon fonctionnement des comptes financiers des projets;

– Approuver avec le Coordonnateur toutes les sorties de fonds et à ce titre cosigner les chèques et ordres de virement.

– Assurer la tenue et l’enregistrement régulier au jour le jour de la comptabilité des projets;

– Élaborer les rapports intérimaires financiers et les états financiers annuels et périodiques des Projets ;

– Préparer l’organisation et le déroulement de l’audit externe annuel et de la revue à mi-parcours

– Suivre la mise en œuvre des recommandations formulées à l’issue des audits annuels.

e) Le poste de comptable

Il est sous placé sous l’autorité fonctionnelle du chargé des finances et sur le plan administratif sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur

Il exécute les tâches ci-après :

– Assurer, sous la supervision du Spécialiste en Gestion financière, le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé, avec la production dans les délais impartis des informations nécessaires, conformément au manuel de procédures ;

– Assurer la bonne tenue de la comptabilité, notamment il s’agira de passer les écritures selon le plan comptable national /OHADA et les schémas d’écritures comptable établis à cet effet ;

– Assurer l’éligibilité de toutes les demandes de décaissements et pièces de dépenses soumises avant de procéder à l’établissement des demandes de décaissement et à leur enregistrement comptable ;

– Effectuer les travaux d’imputation et d’enregistrement des opérations comptables dans le logiciel après vérification, y compris les mouvements des caisses sur une base journalière ;

– Vérifier et réaliser les opérations comptables, analyser les comptes et produire les documents comptables requis ;

– Préparer le paiement des factures (états des factures à payer) ;

– Participer à l’établissement des états financiers trimestriels et annuels ;

– Etablir les états de rapprochement bancaire à soumettre au Spécialiste en gestion financière ;

– Analyser à la fin de chaque mois les comptes et justifier les soldes ;

– Assister les auditeurs en accord avec le Spécialiste en Gestion Financière dans leurs missions de certification des états financiers en leur fournissant toutes les informations nécessaires ;

– Classer et archiver les documents comptables ;

– Participer aux travaux usuels de clôture d’exercice comptable ;

– Participer aux travaux de rédaction des rapports périodiques ;

– Accomplir toute autre tâche à la demande de la hiérarchie

Ces attributions ne sont pas limitatives et pourront être élargies ou modifiées à l’initiative du coordonnateur

f) Poste de Secrétaire:

Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur,

Il est chargé de:

la saisie de tous les documents présentés par les différents services et ce, après visa du coordonnateur
la tenue du secrétariat de la coordination,
la tenue de l’indicateur des correspondances avec ses différents services et aussi avec l’extérieur,
l’organisation du classement général des dossiers et lettres reçues et expédiées
la rédaction des briefings et comptes-rendus des réunions de la coordination,
la rédaction de toute réponse ou de tout document sur la demande expresse du coordonnateur.
la réception des Visites à la coordination.

g) Responsable de suivi et évaluation

Il est sous l’autorité hiérarchique du Chargé des programmes.

Le responsable de suivi et évaluation met en place et anime le système de suivi-évaluation et assure le système d’information de la mission de l’organisation. Il exécute les taches suivantes:

– Définir les indicateurs permettant le suivi des activités conduites, le renforcement de la capacité ainsi que les modalités de collecte et d’analyse des données associées à ces indicateurs

– Assurer la collecte et l’analyse des données

– Rédiger les rapports de suivi et des évaluations requis

– Conduire les activités d’évaluation des programmes en fonction des besoins

– Participer à l’élaboration des plans de travail annuel et stratégique

– Identifier les besoins en équipement pour la mise en œuvre du système de S&E

– Produire les outils de formation sur le suivi-évaluation et la formation associée pour le personnel et les partenaires

-Assurer la préparation et la conduite des enquêtes

– Conseiller le responsable des programmes sur les améliorations à apporter aux projets en cours d’exécution sur la base des informations recueillies

– S’assurer que la conception et les rapports de qualité répondent aux normes d’apprentissage grâce à l’évaluation associée à la redevabilité

– Fournir le retour d’information aux rapports de gestion des programmes pour une amélioration

– Evaluer l’efficacité des programmes à atteindre leurs objectifs et l’utilisation des ressources allouées

– Conseiller le Secrétaire exécutif dans la formulation des stratégies dans la réalisation de la mission de l’organisation

– Collecter les plaintes et les informations sur les fraudes et fournir les recommandations.

– Assurer le renforcement des capacités et les apprentissages communs.

II. REGLEMENT DE LA GESTION DU PERSONNEL

2.1 RECRUTEMENT, DEVOIRS ET INTERDICTIONS

2.2.1. PROCEDURES

Le recrutement de tout agent de la fédération est soumis à une procédure aux étapes ci-dessous :

La définition du poste à pourvoir
La définition du profil de candidat selon les exigences du poste à pourvoir notamment, la liste des tâches qu’il est appelé à accomplir,
L’appel d’offre des candidats par une commission ad hoc désignée par le CA, diffusion par les médias, affichage.
La sélection finale des candidats par une commission (test d’embauche)
Le processus d’engagement comprenant :
- la convocation du candidat
- le début et la fin de la période d’essai

2.2.2 NIVEAUX DE COMPETENCE D’ENGAGEMENT

l’engagement du Coordonnateur est de la compétence de l’assemblée générale représentée par le CA
l’engagement du chargé des programmes est de la compétence du CA sur proposition du Coordonnateur
l’engagement des autres agents se fait par le Coordonnateur en collaboration avec le Chargé de programmes selon les critères, la procédure et conformément à l’état de besoin approuvé par le conseil d’administration.

2.2.3. CONTRAT DE TRAVAIL (cf. adapté au code de travail en vigueur en

RD CONGO

Avant d’entrer en fonction, tout(e) employé(e) recruté(e) signe un contrat de travail définissant ses droits et devoirs ainsi que les droits et devoirs de la fédération. Il signe également sa description du poste (job description) après avoir échangé avec son supérieur immédiat sur le contenu de celui-ci.
Le contrat de travail de chaque employé(e) ainsi que son « job description » font partie intégrante du présent règlement du personnel.
Le contrat de travail est à durée déterminée. Toutefois, le CA peut donner un contrat à durée indéterminée à l’un des staffs clés de la Coordination sur base du travail déjà accomplis au profit de la fédération et des rapports d’évaluation de la performance des staffs

2.2.4 PERIODE D’ESSAI

Tout contrat de travail est assorti d’une période d’essai de :

6 mois pour le Coordonnateur
4 mois pour le Chargé des programmes
3 mois pour les autres agents techniques
1 mois pour les manœuvres

2.2.5 ENGAGEMENT DEFINITIF

La décision d’engagement définitif pour le Coordonnateur et le Chargé des programmes est prise par le CA qui a entendu le rapport d’évaluation établi par une commission ad hoc
La notification d’engagement définitif pour les autres agents est faite par le Coordonnateur sur décision du CA qui a entendu le rapport d’évaluation de la commission.

2.2.6. DEVOIRS

Les employés de la fédération doivent constamment avoir en vue la réalisation des objectifs de la fédération. Ainsi, l’engagement de l’employé(e) implique pour lui (elle) le devoir de :

Accomplir ses tâches conformément à son cahier de charges qui du reste fait partie intégrante du présent règlement
Eviter dans le service comme dans sa vie privée, tout ce qui pourrait porter atteinte à la confiance du public ou à l’honneur et à la dignité de l’organisation
Collaborer mutuellement dans la mesure où l’exige l’intérêt du service et tel que le précise le « job description »

2.2.7. INTERDITS

Il est formellement interdit aux employés de la FECOMICO de :

Se livrer à des activités incompatibles avec les objectifs de l’organisation et l’exercice de leurs fonctions
Adresser à ses supérieurs toute demande, recommandation ou correspondance, sans passer par la voie hiérarchique
Accepter directement ou indirectement, tous présents, commissions, indemnités ou autres avantages de forme quelconque, qui seraient en relation directe ou indirecte avec le travail fourni et accordé par les personnes physiques ou morales bénéficiaires des prestations des services de la fédération ou par des personnes physiques ou morales exécutant un travail pour le compte de la fédération.
Abandonner son poste pendant les heures de service sans autorisation préalable
Garder, sans raison apparente, des documents, matériels ou équipements de la fédération.
Venir au travail en état d’ébriété ou de fatigue caractérisée,
Mener des transactions commerciales ou financières avec les fonds et/ou biens de la fédération
Révéler des faits dont ils auraient eu connaissance en raison de leurs fonctions et qui auraient un caractère confidentiel par leur nature ou par prescription de la hiérarchie.
Mener des activités concurrentes à celles de la fédération

2.3 CONDITIONS DE TRAVAIL

2.3 1. LA DUREE ET L’HORAIRE DE TRAVAIL

Les jours de travail pour le personnel de la FECOMICO vont du lundi au vendredi. L’horaire de travail se présente comme suit :

De 8h 00 à 12 00 avec une pause allant de 12h00 à 13h00
La journée s’achève à 16 h 00, mais le Coordonnateur peut solliciter le sens d’abnégation du personnel en cas de nécessité

2.3.3. LA PONCTUALITE

Les heures d’arrivée et de départ sont déterminées dans l’horaire. Pour une bonne harmonie de service, tous les agents arrivent au service à 8 h00 et signent dans le cahier de présence.

2.3.4. ABSENCE NON AUTORISEE

Toute absence au service doit être préalablement autorisée par le Coordonnateur ou son représentant.

Toute absence non prévue par le code de travail ou le règlement du personnel correspondra à la soustraction du gain journalier sur le salaire mensuel

2.3.5. LE SALAIRE

La rémunération des agents de la fédération se fait conformément aux dispositions édictées dans le code de travail.

2.3.6. LA PAIE

La paie se fait part voie bancaire et/ou par caisse. Un acompte peut être obtenu à partir du 15^e jour du mois sur demande motivée adressée au Coordonnateur et/ou au chargé des programmes.

2.3.7. TRANSFERT

Tout membre du personnel de la fédération peut, par décision du Coordonnateur être transféré d’un service à un autre, pour autant qu’il remplisse les conditions et les capacités jugées nécessaires pour l’exercice de sa nouvelle fonction.

2.3.8. EVALUATION

A la fin de chaque année, le membres du personnel doivent être évalués individuellement.

2.3.9. SANCTION POUR RENDEMENT

Un agent qui a deux fois successives une côte « MEDIOCRE » ou une fois « MAUVAISE » ou trois fois « ASSEZ BONNE » est passible de révocation.

2.3.10. MODALITES DE L’EVALUATION

L’évaluation est faite par les chefs hiérarchiques directs et par les paysans bénéficiaires du programme pour les animateurs techniciens.
Le résultat est communiqué ensuite au personnel qui signe la fiche pour prise de connaissance.
Il est transmis à l’échelon supérieur pour entérinement
Le membre du personnel qui n’est pas d’accord avec son évaluation, peut introduire un recours à l’échelon supérieur qui statue. En cas de non satisfaction, le CA reste le dernier recours.
Pour être recevable, le recours doit être déposé en 2 exemplaires, auprès de l’évaluateur qui signe pour réception 7 jours après avoir pris connaissance de la fiche d’évaluation.
L’évaluateur est tenu de transmettre la fiche avec ses justifications dans un délai de 7 jours. Passé ce délai, la première évaluation est annulée et l’agent est apprécié d’office par l’échelon supérieur.
Dans le cas où l’employé refusait de signer sa fiche, l’évaluateur inscrit la mention « REFUS DE SIGNER » et fait acter cette situation par deux témoins
Le membre du personnel dont le refus de signer a été constaté, perd tout droit de recours et son appréciation reste maintenue

2.3.11. LES HEURES SUPPLEMENTAIRES

Les heures supplémentaires sont rémunérées pour tout le personnel.

2.3.12. LES SOINS MEDICAUX

Le personnel de la FECOMICO doit se rende dans les structures médicales reconnues et conventionnées par la FECOMICO. La FECOMICO couvrira les frais médicaux des membres du personnel et de leurs dépendants. Sont considères comme dépendants : le conjoint les enfants légalement reconnus les enfants adoptés par le membre du personnel ou par son conjoint ou les enfants officiellement places sous la garde du membre du personnel ou de son conjoint. Les enfants devront avoir moins de 18 ans. Les employés devront apporter les attestations de naissance et de scolarité pour tous les enfants, faute de quoi ils ne seront pas considérés comme dépendants.

2.3.13. LE CONGE PAYE

Le droit au congé payé est acquis après une durée de service effectif égale à un an.

2.3.14. LA DUREE DU CONGE ANNUEL

La durée du congé annuel est de 30 jours ouvrables.

2.3.15. LES CONGES DE CIRCONSTANCE

Outre le congé annuel, l’employé de la fédération bénéficie des congés de circonstance dans les limites suivantes :

Mariage de l’employé(e) : 3 jours
Accouchement d’une employée : 14 semaines
Accouchement de l’épouse d’un employé : 2 jours ouvrables
Décès d’un(e) conjoint(e), parent ou enfant : 6 jours
Mariage d’un enfant de l’employé(e) : 1 jour ouvrable
Décès de père, mère du conjoint(e) : 4 jours ouvrables
Décès d’un parent ou allié du second degré : 2 jours ouvrables
Déménagement : 2 jours ouvrables.

2.4. MISSION DE SERVICE

2.4.1. DEFINITION

Fait l’objet d’une mission de service, tout travail demandé à un employé par la hiérarchie et nécessitant de passer la nuit en dehors du toit familial. Une mission de service peut être réalisée à l’intérieur de la province, ailleurs en RDC et à l’extérieur du pays.

Les procédures en vigueur au sein de la coordination, en matière de gestion des départs en mission doivent garantir :

– Tout agent allant en mission reçoit un ordre de mission signé de la personne habilitée,

– Les agents perçoivent leurs frais de missions dans le plus grand respect du barème prévu à cet effet ;

Pour les missions à l’intérieur du pays, le bénéficiaire recevra une avance ne dépassant pas 60% du montant des indemnités dues, si la durée de la mission dépasse 5 jours ;

Pour les missions à l’étranger, le bénéficiaire recevra par chèque ou par virement une avance 80% des frais de mission (lorsque la mission n’est pas prise en charge par un organisme tiers). Toutefois, le reliquat de 20% des frais sera versé au bénéficiaire sur présentation des pièces justificatives ;

– Dans les cas de remboursement de frais réels, toutes les pièces justificatives doivent être fournies.

Les frais de mission de logement et de restauration sont fixés dans le tableau ci-dessous selon les zones des missions :

	Europe/Asie/USA	Les grandes villes (Kinshasa, Kigali, Nairobi…	Les villes moyennes (Bukavu, Lubumbashi, Kisangani, Bujumbura, Bunia, Kalemie, Kindu,	Les territoires (Walungu, Idjwi, Shabunda, Mwenga, Fizi, Uvira, Kabare et Kalehe
Logement	150	100	60	40
Repas	50	40	30	20

Les missions locales sont celles effectuées par tout délégué de la FECOMICO dans le lieu d’exécution de son travail.

Les missions à l’étranger sont celles effectuées à l’extérieur de la RDC au profit de l’organisation (participation à une conférence/réunion ou une formation sur invitation des partenaires, voyage de plaidoyer sur base des termes de référence approuvés par le Coordinateur et/ou le CA. Tout agent en mission est responsable du matériel mis à sa disposition.

2.4.2. L’ORDRE DE MISSION

Les missions de service sont ordonnées par le CA pour le Coordonnateur et par ce dernier pour les autres membres du personnel.
Le CA peut juger utile de confier une mission au président ou à un autre membre.
L’ordre de mission fait l’objet d’un document écrit signé par l’ordonnance et mentionnant les éléments suivants :
- Nom et prénom
- Fonction
- Lieu de la mission
- Raison de la mission
- Date
- Signature du Coordonnateur ou du Président du CA selon le cas

2.4.3. RAPPORT DE MISSION

Toute mission de service est sanctionnée par un rapport. Les rapports de mission sont déposés au plus tard 5jours après la mission à l’intérieur et 10 jours après la mission à l’étranger auprès des responsables du service concerné.

2.5. SANCTIONS

2.5.1. PEINES PREVUES

Tout manquement de l’employé aux obligations qui lui incombent constitue une faute disciplinaire qui suivant sa gravité, peut être sanctionnée par l’une de peines suivantes :

L’avertissement écrit ;
Le blâme oral ou écrit ;
La mise à pied avec privation de salaire ;
Le licenciement,

2.5.2 CHAMP D’APPLICATION

Les sanctions énumérées à l’article 30 s’appliquent dans des cas non limitatifs ci-après :

Retards répétés ou non motivés
Absence(s) ou abandon de poste sans justification
Lenteur ou retard volontaire au travail ;
Infraction à la discipline ou manquement par rapport à son cahier des charges et aux prescrits de l’article 11
Divulgation des secrets professionnels
Désertion
Coups et violences physiques ou verbales ;
Destruction volontaire des outils de travail ;
Insubordination
Détournement ou vol

La révocation s’applique d’office à l’agent en cas de détournement ou de vol.

2.5.3. DROIT DE SE FAIRE ENTENDRE

Aucune sanction ne peut être prononcée à l’endroit d’un membre du personnel sans que ce dernier ait été préalablement invité à présenter oralement ou par écrit ses moyens de défense.

2.5.4. COMPETENCE DE SANCTIONNER

L’avertissement, le blâme et la mise à pied sont infligés par le Coordonnateur pour tous les agents et par le CA pour le Coordonnateur et le Chargé de programmes.
Le licenciement ou révocation de tout agent de la fédération est décidé par le CA, sur proposition du Coordonnateur. Celui du Coordonnateur et le Chargé de programmes l’est par le CA.

2.6. RESILIATION DU CONTRAT

2.6.1. PREAVIS ET INDEMENITE EN PERIODE D’ESSAI

La résiliation du contrat par l’une ou l’autre partie durant la période d’essai ne donne pas lieu à un préavis. En plus du salaire, aucune indemnité ne sera due en dehors des congés payés au prorata du temps de service.

2.6.2. RESILIATION DU CONTRAT DEFINITIF

Après la période d’essai, l’une ou l’autre parie pourra à tout moment résilier le contrat moyennant préavis de 30 jours
Le contrat pourra être interrompu sans préavis en cas de faute lourde, avec notification à l’inspecteur du travail, conformément au code du travail et sous réserve de l’application de la juridiction compétente en ce qui concerne la gravité de la faute.

2.7. DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Les droits acquis relatifs au salaire de base et aux indemnités, à la

date d’entrée en vigueur du présent règlement restent maintenus

Tout membre du personnel nouvellement engagé doit s’imprégner du

contenu du présent règlement

Pour tout ce n’aura pas été prévu par ce règlement ni les autres textes

régissant la fédération, les parties s’en remettront aux dispositions

légales en vigueur en RD CONGO et au code d’éthique et de

déontologie de la fédération

III. DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

3.1 RECEPTION ET TRAITEMENT DE LA CORRESPONDANCE ADRESSEE

A LA FECOMICO

Toute correspondance adressée à la Coordination de la fédération est réceptionnée au Secrétariat, qui l’enregistre dans un registre approprié et la transmet au Coordonnateur pour décision sur l’orientation.

Suivant les annotations du Coordonnateur, le Secrétaire procède à la distribution du courrier dans les différents services ou à son classement.

3.2 SIGNATURE DE LA CORRESPONDANCE REDIGEE PAR LA FECOMICO

Toute correspondance de la Coordination de la FECOMICO doit être signée par le Coordonnateur ou en cas d’empêchement par le chargé des programmes.

3.3 ENGAGEMENT DE LA FECOMICO VIS A VIS DES PARTENAIRES

Les engagements de la fédération vis à vis des partenaires ou tout autre dossier relatif au mandat de la Coordination sont signés par le Coordonnateur.

3.4 RAPPORTS DE MISSION

Les missions effectuées dans le cadre des activités de la fédération font l’objet d’un rapport écrit adressé au Coordonnateur, suivant l’autorisation de l’ordre de mission. Le rapport de mission doit être disponible au plus tard trois jours après la mission.

3.5 REUNION DE LA COORDINATION ET DE L’EQUIPE TECHNIQUE

Le bureau de la Coordination se réunit au moins une fois par trimestre pour échanges d’information sur le déroulement des activités.

L’équipe technique se réunit chaque semaine qui commence pour faire la rétrospective des activités réalisées au cours de la semaine et la programmation des activités de la semaine suivante.

IV. PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE

4.1. INTRODUCTION

Pour garantir la bonne gestion des fonds accordés à la fédération selon les normes comptables généralement reconnues, nous avons mis en place les procédures pour l’exécution des opérations relatives aux liquidités, aux immobilisations aux charges diverses et au contrôle.

Avant d’aborder ces procédures, nous tenons à préciser l’origine des ressources de la fédération. Elles proviennent de :

cotisations régulières des membres,
éventuelles contributions ponctuelles souscrites et libérées par les membres de l’association,
dons, subventions et legs des organismes publics ou privés tant nationaux qu’internationaux.

4.2. DE LA GESTION DES SUBVENTIONS

La subvention est tout fond reçu ou à recevoir d’un ou plusieurs bailleurs pour l’exécution d’un ou plusieurs projets ou programme. Celui – ci est élaboré en fonction des besoins réels exprimés par la population cible dans le cadre de la mission et des objectifs de l’association. Une fois le programme approuvé par le partenaire, un contrat de financement y relatif est envoyé à la fédération pour réglementer son exécution.

Sur ce, la subvention suit le schéma suivant :

signature conjointe des contrats, accords de Du côté la fédération, c’est le Coordonnateur qui signe tout contrat de financement,
une fois l’accord de financement signé et renvoyé au partenaire, celui –ci procède au transfert des fonds dans le compte bancaire de la fédération.
L’approvisionnement de la caisse portera la signature du Coordonnateur et celle du Président du Conseil d’Administration.
Le Coordonnateur est le responsable de la gestion et de la justification de la subvention auprès du bailleur.

4.3. DE LA GESTION BUDGETAIRE

Avant l’exécution budgétaire, le Coordonnateur s’assurera si le budget opérationnel est équilibré en recettes et en dépenses et prévoira une ligne budgétaire pour les frais bancaires.

En outre, il veillera à la production des rapports (narratif et financier) conformément aux conditions générales en la matière. Il soumettra le budget au Conseil d’Administration pour son approbation. Une fois approuvé par cet organe de décision, d’orientation et de contrôle, le budget devient un outil sur lequel le coordonnateur s’engagera.

4.4. DE LA GESTION DE LIQUIDITE EN CAISSE

4.4.1. Responsabilité

La caisse est tenue par un (une) caissier (ère) placé sous la responsabilité directe du comptable et du Coordonnateur. IL (elle) a son propre bureau et garde les fonds sous clé. Tout manque ou absence des pièces justificatives lui est imputable.

Il n’est pas autorisé à payer les sommes sans autorisations du Coordonnateur.

4.4.2. Fonctionnement

La caisse fonctionne avec les devises (dollars euros, le Franc Congolais et autres devises.

La caisse n’enregistre que deux types d’opérations : les recettes et les dépenses.

4.4.3. Approvisionnement de la caisse

La caisse courante est approvisionnée par la caisse de transit pour des dépenses à engager immédiatement, cela en vue d’éviter de garder des sommes importantes dans la caisse.

A chaque approvisionnement, le caissier établit un bon d’entrée caisse précisant le montant encaissé et sa provenance.

N.B : La FECOMICO ne gardera pas dans la caisse courante, un montant

supérieur à 5 000 dollars américains ou équivalant en Francs Congolais

pendant plus de 24 heures.

4.4.4. Les sorties des fonds de la caisse (dépenses)

Toute sortie des fonds est autorisée par le Coordonnateur moyennant une demande de paiement établie par le Comptable.

La sortie de fonds est motivée par :

La présentation d’un justificatif autorisé
La disponibilité des fonds
Le paiement d’une dépense ne mettant pas la caisse à découvert
Les possibilités offertes par le solde budgétaire de la ligne concernée.

Pour toute autorisation des dépenses, seul le Coordonnateur ou son délégué est sollicité.

4.4.5. Documents comptables de caisse.

Le caissier tient les documents ci – après :

Un livre de caisse à en – tête La colonne solde doit être complétée après chaque opération.
Un bon d’entrée et de sortie caisse portant également l’en – tête FECOMICO.

La caisse prépare les fonds qui seront utilisés pour diverses opérations financières notamment :

4.4.5.1. Les achats

Le schéma directeur des achats au sein de la FECOMICO est le suivant :

le service exprimant un besoin remplit la fiche d’état de besoin ou la fiche de demande des avances.
Le chargé logistique vérifie l’état de besoin et fait la prospection des prix. A l’issue de cette prospection, le chargé de la logistique remplit les colonnes « prix unitaire » et « prix total ».
Le rapport de vérification est soumis à la comptabilité pour examen du budget avant l’approbation par le Coordonnateur.
Remise des états de besoin approuvés à la logistique via la comptabilité.
Présentation des états de besoin approuvés portant toutes les signatures requises (Coordonnateur, comptable, Chargé de la logistique) à la caisse accompagnés d’une demande de paiement dûment signée par le Coordonnateur et le comptable pour l’obtention des fonds.
Celui qui va effectuer les achats remplit la fiche de décompte des avances auprès du caissier avant d’obtenir les fonds à cette fin.
Une fois les articles achetés, les factures sont remises à la comptabilité pour leur précomptabilisation et autres vérifications nécessaires à la validité d’une pièce comptable.
Dernière étape : remise contre acte/signature de réception conforme des biens achetés aux services demandeurs.

Figure 1. Tableau du processus d’achat des biens et des services

N0	Opérations	Mode d’achat
1	Pour tous les achats dont le montant est inférieur ou égal à 100USD	Achat direct
2	Pour tous les achats dont le montant est compris entre 101USD et 1000USD	Trois pro-formats
3	Pour tous les achats dont le montant est compris entre 1001 et 5000USD	Appel d’offre restreint
4	Pour tous les achats dont le montant est compris entre 5001USD et 10 000USD	Appel d’offre national
5	Pour tous les achats dont le montant est supérieur à 10 000USD	Appel d’offre international

4.4.5.2. Plafond des dépenses autorisées

Toutes les dépenses sont autorisées par le Coordonnateur. En cas d’empêchement du coordinateur et selon les cas, l’aval du CA s’impose.

Figure 2. Tableau des autorisations des dépenses

N0	Opérations	Autorité
1	Dépenses pour un montant inférieur ou égal à 250USD	Chargé de programmes ou service concerné
2	Dépenses pour un montant compris entre 251 et 1000USD	Chargé des finances et Chargé de programmes
3	Dépenses pour un montant supérieur à 1000USD	Coordinateur

Les Titres valant espèce

Les Titres valant espèces sont des pièces ou documents délivrés à titre

provisoire lors de la sortie de fonds suite à certaines circonstances en attendant que les véritables pièces justificatives soient disponibles.

Les TVE sont établis lors des circonstances suivantes :

Les avances sur frais de mission de voyage

Les avances pour soins médicaux

L’établissement des bons provisoire.

Figure 3. Tableau des opérations de paiement

N0	Opérations	Mode de paiement
1	Pour tous les paiements dont le montant est inférieur ou égal à 500 USD	Paiement par caisse
2	Pour tous les paiements dont le montant est compris entre 501 USD et 2000 USD	Paiement par cheque bancaire
3	Pour tous les paiements dont le montant est au-delà de 2000 USD	Paiement par virement bancaire

4.5. DE LA GESTION DES LIQUIDITES EN BANQUE.

les fonds gérés sont logés dans un compte bancaire ouvert au nom de la FECOMICO.
Les mouvements d’entrée des fonds en Banque comprennent les transferts de financement du bailleur.

4.5.1. RESPONSABILITE DES OPERATIONS BANCAIRES.

Les comptes bancaires sont sous la responsabilité directe du Coordonnateur. Cette responsabilité juridique est reconnue au seul Coordonnateur. Les signataires des comptes de la fédération sont :

Le Président du CA
Le Coordonnateur,
Le Chargé des finances

4.5.2. LA GARDE DES DOCUMENTS BANCAIRES

Tous les originaux des documents bancaires sont gardés à la coordination et les copies au service des finances pour qu’il n’y ait pas de fuite.

Le Comptable procède à des imputations comptables c’est -à- dire la précomptabilisation de ces copies avant leur saisie à l’ordinateur. Il remplit la fiche intitulée « tracé de cahier de banque » indiquant les éléments suivants :

la date,
le numéro de la pièce de banque
le libellé,
la colonne « Débit » pour les versements,
la colonne « Crédit » pour les retraits, les commissions et taxes,
le solde

Le gestionnaire du projet a l’obligation de réclamer les relevés des comptes auprès de sa banque et de mettre à la disposition du comptable les relevés reçus toutes les fins du mois pour lui permettre de faire les rapprochements bancaires.

Le comptable a l’obligation de comptabiliser les pièces c’est –à- dire les analyser afin de déterminer quels seront les comptes mouvementés lors de la saisie.

4.6 DE LA GESTION DES CHARGES

Aucune sortie de fonds, aucune dépense ne peut se faire sans être appuyée par une pièce justificative valable (facture, reçu extérieur, quittances, déclaration des créances, note de crédit ou de débit, etc.)

· Particularités

Les cas pour lesquels on peut créer une pièce :

une course en taxi/à moto,
une déclaration de créance,
un décompte des frais de mission,
et à déterminer selon la pertinence de chaque cas.

Le comptable est tenu de faire valider toutes les pièces justificatives avant leur précomptabilisation.

4.7. DU MODE DE COMPTABILISATION

Tout projet géré par la FECOMICO doit avoir des journaux comptables propres à lui ainsi que son propre classement des pièces justificatives.

Il s’agit des journaux ci – après :

livre de caisse,
journal de caisse,
registre de banque
fiche de contrôle budgétaire

4.7.1. PLAN COMPTABLE.

La FECOMICO tient une comptabilité budgétaire. Par conséquent, les comptes principaux et leurs codes sont ceux repris dans le budget opérationnel accepté par le bailleur de fonds.

Avec l’installation du logiciel, une liste des comptes constituant le plan comptable de la fédération est dressé. Le logiciel comptable rend simple la production des états financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels (bilan, balances des comptes, grand livre) ainsi les états budgétaires.

4.8. PROCEDURE DE GESTION DE LA LOGISTIQUE

Cette procédure a été élaborée pour constituer un garde fou dont le gestionnaire a besoin en vue d’éviter le hasard dans la gestion des biens.

4.8.1 PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT

Pour approvisionner le magasin en stock, il est exigé :

L’existence d’un état de besoin prouvant la demande des fournitures et biens à acheter ;
La production d’un rapport de prospection des prix ;
Facture d’achat des fournitures ou biens demandés ;
Ouverture des fiches de stock.

4.8.2 PASSATION DE LA COMMANDE

Tout achat à crédit des fournitures, semences, produits ou d’un service ou paiement différé se fait avec un bon de commande signé par le Coordonnateur.

Le bon de commande doit être établi en trois exemplaires distincts :

L’original au fournisseur
La deuxième copie à la comptabilité
La troisième copie est au magasin. (en attendant le bon de réception à laquelle elle sera jointe)

Notez que le bon de commande est établi par le chargé de la logistique, il n’est pas comptabilisable.

4.8.3 LIVRAISON DE LA COMMANDE

La procédure d’achat se finalise par la livraison des effets commandés. Le logisticien devra se rassurer que toutes les conditions sont respectées.

Il vérifie la conformité des effets livrés à la commande passée et signe ainsi le bordereau d’expédition envoyé par le fournisseur, lui retourne une copie et classe une autre.

4.8.4 GESTION DES STOCKS

Le chargé de la logistique doit scrupuleusement vérifier lors d’entrée en stock, la quantité, la qualité,le poids et la nature des biens.

Toute entrée des articles au magasin exige du chargé de la logistique :

De compléter ou d’ouvrir une fiche de stock. (mise à jour de la fiche)
De produire un bon de réception des articles reçus.

Toute sortie d’article exige du magasinier :

La vérification d’un bon de réquisition ou d’un état de besoin. Ce bon doit mentionner clairement l’article demandé, la quantité, la désignation du service demandeur. Les sorties des fournitures seront déchargées par le demandeur.

4.8.5 GESTION DE CARBURANT

Les approvisionnements se font moyennant le remplissage d’un état de besoin. La livraison se fait à une station à laquelle la fédération est abonnée, chez un fournisseur en cas de besoin urgent ou au magasin de stock. Le stockage et le déstockage du carburant et lubrifiant suivent la même procédure que tous les autres stocks.

4.9 DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS ET AUTRES EQUIPEMENTS

Est considéré comme faisant partie des immobilisations, tout bien durable dont la valeur d’acquisition est égale ou supérieure à 500dollars américains et dont la durée de vie utile est supérieure à 12 mois.

Entrent dans cette catégorie :

les engins roulants,
les ordinateurs,
les matériels de bureau,
les appareils de communication (phonie)
les meubles.

Avant la mise en service de tout immobilisé, il est inscrit dans le registre des immobilisations. La fiche mentionne les éléments suivant pour chaque article :

le numéro d’ordre,
la désignation de l’article,
la quantité,
la référence ou numéro d’identification,
la marque et n° série,
la date d’acquisition,
la valeur,
l’état.

Chaque catégorie d’immobilisation a une fiche de suivi. Cette fiche mentionne les éléments suivants :

la nature de l’immobilisation,
la référence (code),
la date d’affectation,
le montant,
l’état

La distribution du matériel se fait sur base de la réquisition déjà faite par le service concerné et la contre signature de la fiche de stock pour sortie de ce matériel.

A cet effet, une fiche de remise du matériel ou décharge est signée par le réquisitionnaire.

4.9.1. USAGE DES EQUIPEMENTS

4.9.1.1. DE LA GESTION DES MATERIELS ROULANTS.

Tous les véhicules et motos de la fédération sont gardés au bureau de liaison

Pour les descentes sur le terrain, les frais de restauration sont remis au chauffeur.

Les demandes de véhicule pour des fins personnelles sont adressées à la coordination.

Le charroi automobile est sous la responsabilité directe du chargé de logistique.

Le véhicule est confié à un chauffeur bien identifié.

Le chauffeur, responsable du véhicule :

détient une copie des clés de contact, une autre étant gardée au service de logistique ;
fait journellement un rapport au chargé de la logistique sur l’état de son véhicule ;
tient le carnet de bord (cfr modèle en annexe)
assure l’entretien et la surveillance technique du véhicule,
contrôle le niveau du carburant et du lubrifiant et en assure l’approvisionnement ;
assure la propreté du véhicule.

Le chauffeur devra veiller à ce que le matériel roulant ne fasse une quelconque course avec l’un ou l’autre problème.

Il informera toujours le logisticien de ce qui va et de ce qui ne va pas sur les matériels roulants.

4.9.1.2 DE LA GESTION DES AUTRES EQUIPEMENTS.

a) Photocopieuse

La photocopieuse doit être gardée à l’abri de la poussière, du soleil et de l’eau. D’ où couvrir chaque fois qu’elle n’est pas en service. Maîtriser le manuel d’utilisation est recommandé pour soit un remplacement du tambour après une quantité de copies exigée. (5000 à 10.000 copies par exemple)

Une fiche de suivi de l’utilisation de la photocopieuse est établie à cette fin.

b) Les ordinateurs

Les ordinateurs devront être gardés à l’abri du soleil, de la poussière et de l’eau et toujours couverts d’étoffe. Les entretiens devront être bien suivis et exécutés par une personne spécialisée.

On tiendra à ce que le produit à utiliser ne soit pas périmé. Aucune disquette extérieure ne sera utilisée dans nos ordinateurs sauf en cas d’urgence avec autorisation de la coordination.

c) Les phonies

Les phonies devront être placées dans un endroit sécurisant. L’opérateur doit s’assurer si la batterie est bien chargée pour faciliter la communication. En cas d’insuffisance d’énergie, il doit informer la coordination dans le plus bref délai pour prendre des dispositions nécessaires.

En cas de panne, on fera appel à un technicien spécialisé. Seules les communications de service sont autorisées.

4.10 DE LA GESTION DES AUTRES DEPENSES ET CHARGES (SYSTEME

DE PAIEMENT DES SERVICES EXTERIEURS)

4.10.1. Dépenses des séminaires de formation et d’animation.

a) Pour les fonds payés aux participants (au cas où ces fonds sont prévus dans le budget opérationnel), il faut :

la liste des participants,
au regard des noms des participants, le montant payé,
la signature du participant (pour acquit du montant au regard de son nom)
la date,
la signature du responsable du séminaire.

b) Pour les fonds déboursés pour la restauration

Si la restauration est organisée par une institution, la facture de celle – ci indiquant le nombre de plats servis par jour est suffisante.
Si la restauration est organisée par la fédération, la liste des produits achetés sur le marché et selon le cas, les factures des denrées alimentaires seraient les bonnes pièces justificatives.
Si les frais de restauration sont remis aux participants, la procédure à suivre est celle relative au point a) « fonds payés aux participants » avec mention du thème de la formation concerné.

c) Pour les fonds sortis à titres de remboursement des frais de voyage, il exigé:

la liste des participants,
au regard des noms des participants, le montant payé,
la signature du participant (pour acquis du montant)
la signature du responsable du séminaire.

Dans le cas où des titres des voyages auraient été achetés par la fédération, des souches et/ou des factures des agences de voyage seront jointes.

La copie de l’ordre de mission concerné de l’agent sera nécessairement jointe et fera partie de la pièce justificative.

d) Pour les dépenses de location des moyens de locomotion.

la facture de transport du propriétaire dudit moyen justifierait la sortie des fonds.
le contrat de transport conclu entre avec le propriétaire doit y être joint (surtout si la location est de plus d’une journée et/ou pour une valeur non négligeable)

e) Pour les achats des intrants pour le séminaire.

A titre d’exemple : craies, cahiers, papiers duplicateurs, stylos, boîtes de marqueurs,…), une facture d’achat est exigée en tenant compte des états de besoin, des autorisations et validations.

f) Pour le paiement des personnes ressources (les honoraires des intervenants ou consultants). Tout intervenant doit signer avec le Coordonnateur ou la coordinatrice adjointe de la fédération, un contrat spécial faisant mention de la nature du travail à exécuter, des conditions de travail et de la durée dudit travail.

A la note des honoraires est joint le contrat de l’intervenant et les éléments suivants :

une lettre d’offre de service,
un ordre de mission,
une autorisation de paiement,
une facture de l’intervenant.

En l’absence d’une facture, la FECOMICO disponibilisera une fiche intitulée « Fiche d’honoraires pour personne ressource » précisant les éléments suivants :

Nom, post nom, prénom
Fonction, adresse,
Motif, nom du projet,
Montant, date
Signature pour acquit,
Vérification du comptable,
Approbation du Coordonnateur ou de la coordinatrice adjointe.

4.10.2 PAIEMENT DU LOYER

La conclusion du contrat de bail pour la location du bureau se fait entre le propriétaire de l’immeuble (le bailleur) et le Coordonnateur de la fédération.

Un classeur ad hoc des documents contractuels doit être ouvert et tenu par le comptable, dont une copie sera gardée à la Coordination.

Celle – ci a l’obligation de toujours retenir les impôts sur les loyers et de les reverser à l’administration fiscale contre quittance justifiant le paiement.

La périodicité du paiement du loyer se fait selon les accords avec le bailleur (soit mensuellement, soit trimestriellement). Le paiement annuel devra être, si possible, évité

4.10.3 FRAIS DE MISSION DE VOYAGE.

La provision mise à la disposition de l’agent en mission comprend les frais de restauration, de logement, de transport, de communication. Seuls les frais de logement et de restauration font l’objet d’une déclaration, tandis que les autres frais devront être justifiés par l’agent en retour de sa mission endéans 48 heures. Il joindra une copie de son ordre de mission, le rapport de mission ainsi que la fiche de décompte des avances.

4.10.4. PAIEMENT DES SALAIRES

Le paiement des salaires se fait sur des fiches appelées « PRIME MENSUELLE »précisant pour chaque agent ce qui suit :

Nom, post nom, prénom
Fonction,
Retenues (avance sur prime, acompte sur prime, prêt reçu par l’agent)
Le mois concerné,
La date
Trois signatures : pour acquit, pour vérification par le chargé de finances, pour approbation par le Coordonnateur.

N.B. : Conformément à la législation sociale congolaise, la FECOMICO procédera aux retenues à la source des taxes, contributions et cotisations sociales en vigueur eu République Démocratique du Congo. Les calculs se feront selon les dispositions légales prévues.

A cet effet, la fédération met en place un dossier fiscal dans lequel sont classées :

les copies des déclarations et les quittances de paiement des impôts sur salaires,
Les copies des déclarations et les quittances de paiement des retenues CNSS sur salaires,
Les copies des déclarations et les quittances de paiement des impôts sur le loyer.

4.10.5 LES FRAIS BANCAIRES ET DE TENUE DE COMPTE

En tenant la fiche intitulée « le tracé de cahier de banque », le comptable séparera les valeurs brutes (des transferts de fonds des bailleurs), des frais bancaires. Cette séparation indiquera la valeur nette transférée. Il en est de même pour les frais de gestion du compte dans le cadre de gestion des transferts par une institution intermédiaire (le pourvoyeur des liquidités)

Les justificatifs consisteront aux notes de débits émis par la banque et aux extraits de compte.

4.10.6. JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES.

Le comptable enregistrera dans ce journal les charges suivantes :

Les rémunérations,
Les taxes professionnelles,
Les pensions de retraite, (CNSS)
Les dotations aux amortissements
Les appuis à titre de crédit rotatif accordés aux coopératifs membres.

4.11 DU SYSTEME DE CONTROLE

4.11.1. CONTROLE DE LA CAISSE

En tout temps, le solde comptable de la caisse doit être concilié avec la valeur des espèces décomptées. La conciliation est l’apanage du (de la) caissier (ère).

A la fin de chaque journée, le (la) caissier (ère) vérifie l’encaisse par un comptage physique des espèces et titres valant espèces et fait le rapprochement avec le livre de caisse.

Le comptable procédera à chaque fin du mois au décompte des numéraires. Un formulaire de P.V. de contrôle de caisse sera signé par le (la) caissier (ère) et le comptable.

Le coordonnateur sera informé de la situation. Chaque début de la journée, le (la) caissier (ère) informe le Coordonnateur de la situation de la caisse pour lui permettre de décider en conséquence.

Toute différence de caisse est l’entière responsabilité du (de la) caissier (ère)

Le Coordonnateur a aussi le devoir de procéder à des contrôles surpris de la caisse quand bon lui semble mais le plus souvent possible.

Le contrôle de la caisse implique celui de toutes les pièces d’entrée et de sortie des fonds. Il est vérifié que les liquidités effectivement présentes (solde physique) à, une date donnée est conforme à un solde du livre de caisse (solde théorique)

4.11.2 CONTROLE DE LA BANQUE

Le livre de banque est contrôlé par le Coordonnateur ou le chargé de suivi évaluation.

Ce contrôle concerne également les entrée et sorties de fonds en banque. On vérifie si le solde du livre de banque est conforme au solde présenté par l’extrait de la banque. Les relevés en provenance de la banque permettront de faire les rapprochements bancaires. Après chaque contrôle, le rapport y relatif ou le procès verbal de contrôle s’établit suivant le modèle de fiche en annexe. La fiche mentionne les noms et signatures du contrôlé et du contrôleur.

4.11.3 CONTROLE DE STOCK

Inventaire

En vue de se rendre rapidement compte de la disparition de tel ou tel patrimoine, le service de logistique procédera à l’inventaire physique des immobilisations.

L’inventaire a pour but :

de se rendre compte des vols éventuels,
de se rendre compte l’état de destruction ou de l’utilisation des immobilisations,
de se rendre compte de l’existence même du patrimoine acquis,
de permettre à la coordination de prendre des mesures nécessaires pour une meilleure conservation, utilisation et protection des biens,
de permettre à la comptabilité de concilier ses valeurs comptables aux existences physiques.

L’inventaire pour l’ensemble des biens de l’institution est trimestriel.

Les fiches suivantes serviront d’outils pour, le contrôle de stock :

fiche d’inventaire des stocks
PV de contrôle de stock

Ces fiches porteront les signatures suivantes :

Visa du Coordonnateur
Visa des participants à l’inventaire (dont le comptable)
Visa du Chargé de programmes.

Les procès verbaux d’inventaire des stocks des fournitures en fin d’exercice doivent porter la signature du Coordonnateur.

4.11.4. CONTROLE DU CARBURANT

Il est nécessaire de suivre les consommations du carburant pour chaque véhicule.

Pour cela, chaque véhicule dispose d’un carnet de bord qui est complété à chaque déplacement par l’agent à bord (chauffeur). La forme de ce carnet est en annexe.

De façon hebdomadaire, la fiche de suivi de consommation du carburant (en annexe) est complétée par le chargé de la logistique.

4.11.5 CONTROLE DES EQUIPEMENTS

Chaque équipement de la fédération doit avoir une fiche d’inventaire. Elle permet de faire le suivi de l’équipement année par année en relevant la valeur nette après déduction du montant d’amortissement annuel. Ceci fait, à moindre demande, la comptabilité et la logistique savent la valeur nette des immobilisations de la fédération.

Comme outil de contrôle, nous avons :

fiche de suivi des immobilisations par localisation
fiche d’inventaire des immobilisations
fiche d’amortissement

Ces différentes fiches sont visées par le logisticien, le comptable et/ou le Chargé de programmes. Les états de tous les inventaires en fin d’exercice porteront la signature du Coordonnateur.

4.11.6 CAS DE DESTRUCTION, CESSION ET REMISE EN REBUT DE

L’IMMOBILISATION

Une immobilisation dont le projet ne s’en sert plus, doit être déclassée du projet pour éviter tout encombrement à condition bien sûr qu’elle ne soit plus en mesure de servir pour raison de panne de vétusté ou d’inadaptation.

Tout désinvestissement doit faire l’objet :

d’un procès verbal de déclassement
d’une autorisation expresse de la coordination
d’une remise au propriétaire du bien déclassé
d’une opération comptable appropriée.

N.B. : Le service de comptabilité de commun accord avec la logistique et la coordination constituent sous la direction du coordonnateur, la commission de radiation, déclassement ou désinvestissent des biens immobilisés.

Cette commission est constituée en vue d’éviter :

Que d’une façon subjective, un bien pouvant encore servir puisse être déclassé
Que la cession des biens immobilisés se fasse dans les conditions non conformes aux normes de déclassement ;
Que l’utilisation de bien motive lui-même son déclassement.

Le Coordonnateur est tenu de présenter le rapport ad hoc au C.A

4.11.7 CONTROLE BUDGETAIRE

Le contrôle budgétaire est automatique, grâce à l’informatisation de la comptabilité (cf installation du logiciel, Comptabilité)

4.11.8 DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE ET EXTERNE

a) Le contrôle interne

L’audit est un système d’organisation qui vise à :

apprécier l’exactitude et la sécurité des informations comptables
assurer la sécurité physique et comptable des opérations
garantir l’intégrité du patrimoine
juger de l’efficacité des systèmes d’information

Tâches courantes :

Décompter les numéraires en fin de période
Inventorier le patrimoine de l’association en fin de période
Procéder à un audit interne
Formuler les conseils de gestion
Approuver au premier niveau des rapports destinés aux bailleurs et à l’Assemblée générale de l’organisation
Préparer l’audit externe avec le comptable

Au sein de la fédération, les tâches décrites ci – dessus sont exécutées par la commission de contrôle de la FECOMICO, un organe rattaché à l’Assemblée Générale.

Cette commission est composée de 3 membres dont :

Un Président
Un Secrétaire
Un Membre

Le calendrier de travail de cette commission se présente comme suit :

Ordinairement le contrôle se fera une fois l’an
D’une façon spéciale, la commission peut procéder au contrôle sur demande du CA ou de l’Assemblée Générale
Concernant la rédaction des rapports, la signature par au moins deux membres ou par un délégué ayant participé au contrôle et adressés au CA endéans un mois
Le contrôle s’applique à la gestion financière (contrôle des livres comptables) et administrative.

La commission de contrôle a la compétence de prendre des décisions, de suspension en cas de flagrance constatée et demande la convocation de L’AG extraordinaire, pour sauvegarder les intérêts de l’association.

La commission de contrôle vérifiera si la gestion des ressources financières de l’association ont été utilisées suivant les plans d’action élaborés.

A l’issue du contrôle, les contrôleurs émettent des observations pouvant améliorer la gestion quotidienne, gestion administrative, comptable et financière.

b) L’audit externe

Un audit comprend l’examen sur base des textes, des pièces justificatives, des montants et des postes des états financiers. Un audit inclut également l’évaluation des principes comptables utilisés et de principales estimations faites par la coordination ainsi que l’évaluation de la présentation générale des états financiers.

L’auditeur externe vient pour contre vérifier les contrôles antérieurs, vérifie surtout la gestion comptable relative à l’élaboration des états financiers (bilans, comptes d’exploitation et leurs annexes).

Sur ce, l’auditeur est au sein de l’association pour donner son opinion sur les états financiers, certifier la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes des résultats et des états financiers.

En outre :

Il prodigue des conseils sous forme des recommandations
Il relève des lacunes de gestion à l’intention du chargé des finances, du comptable et du coordonnateur
Il procède de commun accord avec le comptable au redressement et régularisation des comptes
Il apprécie les actes de gestion dans son ensemble
Il fait observer le respect des points clés des accords fixés par le bailleur de fonds et acceptés par l’association.

Après la réalisation de la mission d’audit des comptes annuels, la fédération a l’obligation d’envoyer au partenaire ayant subventionné le projet une copie originale des comptes annuels signée par le Coordonnateur, répondant n° 1 de la fédération, accompagnée de l’avis original de l’auditeur externe endéans les cinq mois suivants la fin de l’année du projet.

4.11.9. AUTO – EVALUATION

Au cours de chaque programme, une auto-évaluation simple ou accompagnée doit être réalisée afin de s’assurer du déroulement des activités sur le terrain.

S’assurer surtout si le parcours déjà effectué, permettra d’atteindre les résultats.

L’activité sera exécutée par et avec les bénéficiaires à travers une équipe de pilotage.

a) Principaux objectifs et questions-clés

Au terme de cette auto – évaluation, l’on doit pouvoir :

dégager les changements de politique et pratique(CPP) apportés par la réalisation des activités du programme.
répondre aux questions relatives aux objectifs d’une auto – évaluation : analyser à mi-parcours l’état d’avancement des activités par rapport aux objectifs et résultats à atteindre et aux moyens engagés.
- Quels effets directs (prévus ou non prévus) ont été réalisés par la fédération.
- Effets directs ont –ils été réalisés d’une manière efficace et efficiente concernant l’allocation des fonds ?
- Les effets directs ont-ils entraîné des changements de politique et de pratique ?
- Il avait des contributions à l’augmentation du pouvoir des femmes et à l’égalité des sexes
- Quelles leçons peut-on tirer de l’efficacité des stratégies d’interventions utilisées pour obtenir des résultats et des CPP.

b) Méthodologie et technique

Auto-évaluation participative : réunion- discussion, interview

guidée(questionnaire)

Echantillon représentatif
Participation des membres effectifs par ménages : nombre des femmes

égale au nombre d’homme

Session de feed back :2

– Après l’entretien

– A la fin de l’auto – évaluation

L’équipe de l’auto – évaluation doit se rendre d’un lieu à un autre.

c) Equipe d’auto – évaluation

Est composée de techniciens de la fédération, des bénéficiaires et la Coordination.
La langue à parler est le français.
Les réunions se tiendront aux sièges de chaque groupement retenu.

d) Rapport de l’auto – évaluation

Le rapport d’auto – évaluation sera adressé à tous les partenaires, à la coordination et au CA avec annexe, la liste des personnes interviewées.

e). Guide d’entretien (questionnaire)

Les réunions –discussions vont se dérouler conformément aux résultats attendus des projets et programmes en cours d’exécution.

Le guide d’entretien renferme un questionnaire approprié à chaque secteur d’intervention.

4.11.10 DU SYSTEME DE RAPPORTAGE

Le rapport de progrès comportera une partie narrative et une partie financière sur la même année du projet. Le rapport contiendra toutes les réalisations des résultats du projet et accordera une attention particulière aux indications de progrès afin de mesurer la progression des effets directs, de la réduction et du contrôle des risques et cela conformément aux directives décrites dans le contrat de financement.

Concernant la périodicité, le rapport narratif et financier s’établit une fois par trimestre et à la fin de l’année.

Quant à la responsabilité, tout rapport financier produit par la fédération est sous la responsabilité du coordonnateur. La production du rapport financier est l’apanage du chargé de finances. Les rapports semestriels sont présentés pour adoption au conseil d’administration. Le rapport annuel est présenté par le CA à l’AG pour approbation. Après l’adoption du rapport d’activités et financier annuel, celui-ci est transmis au bailleur de fonds concerné endéans les trois mois suivant la fin de l’année du projet.

Conclusion.

La modification du présent manuel de procédure est du seul ressort du Conseil d’administration et de l’Assemblée Générale.

Tout différend découlant de l’interprétation du présent texte doit être soumis au Conseil d’administration pour trancher.

Les dispositions internes, écrites ou coutumières portant sur les procédures de gestion administrative et financière antérieures sont réputées caduques.

Le président du CA et le Coordinateur sont chargés de veiller à la stricte application des présentes procédures.

Le présent manuel est approuvé par le Conseil d’Administration et entre en vigueur à la date de sa signature.

Fait à Bukavu, le 20 juin 2019

CRISPIN MUTWEDU

Président du Conseil d’Administration

CONCLUSION GENERALE

La fédération des coopératives minières au Congo, FECOMICO, vient de compléter son manuel de procédures de gestion administrative et financière. Ce document d’une importance capitale contribue à améliorer le fonctionnement de l’association et constitue une étape définitive qui intègre toutes les observations et commentaires des différents organes exécutifs, des organes de décision et d’orientation (AG, CA) ainsi que les recommandations des auditeurs externes.

Son application journalière est fonction de plusieurs facteurs notamment la compétence, l’intégrité et la détermination du personnel de la fédération.

Toute modification d’une procédure de ce manuel doit être adoptée par le conseil d’administration

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES DE LA FECOMICO

INTRODUCTION