Le présent document reprend la politique anti-fraude et anti-corruption de la fédération des coopératives minières au Congo, FECOMICO.
Sur les pages suivantes vous trouvez un résumé de la politique anti-fraude et anti-corruption.
Pourquoi ?
La FECOMICO se félicite que les cas de fraudes internes soient extrêmement rares.
Néanmoins, la FECOMICO souhaite établir une procédure claire qui énonce les étapes à suivre en cas de fraude au sein de l’organisation.
La FECOMICO prend au sérieux la question de la fraude et de la corruption.
La présente note vise à sensibiliser les collaborateurs et les bénévoles à la problématique de la fraude et à leur indiquer la procédure à suivre pour rapporter une fraude si ils en sont témoins.
Qu’est-ce qu’une fraude ?
C’est le détournement de biens de l’association pour le profit personnel d’un individu. Ceci peut prendre la forme de vols, détournements, corruption, falsification de documents.
Que faire si vous avez des soupçons de fraude ?
- Assurez-vous qu’il s’agit de soupçons fondés ;
- Informez immédiatement vos supérieurs directs ;
- Si vous jugez préférable de ne pas rapporter la fraude à votre supérieur immédiat : – référez-vous à son supérieur direct ou – informez le Conseil d’administration via le Président de l’association par email mecrispin.1@gmail.com
– Soyez le plus précis possible, nommez des noms, des lieux, des dates, le nombre de fois, les quantités, les valeurs, etc.
– Si cela ne présente pas de danger pour vous, collectez autant de preuves que possible.
Comment les allégations de fraudes seront traitées ?
– Tous les responsables qui reçoivent une plainte pour fraude devront rapporter la plainte par écrit à leur responsable de service.
– Toutes les allégations de fraude rapportées au Coordinateur ou au Président seront transférées au Conseil d’Administration qui proposera une procédure de suivi ou d’enquête.
– Les sanctions éventuelles découlant de ce processus devront respecter les règles définies dans le Règlement de travail.
– Toutes les allégations de fraude seront consignées dans un registre conservé chez le Directeur Administratif et Financier.
Objectif de la politique
La fédération des coopératives minières au Congo, FECOMICO, s’engage à respecter de hauts standards juridiques, éthiques et moraux.
Nous prenons au sérieux la question de la fraude et de la corruption et nous sommes engagés à lutter contre la fraude, la corruption, la malhonnêteté et les mauvais comportements où qu’ils puissent apparaître au sein de l’organisation. Il est évident que tous les membres du personnel, les bénévoles et les partenaires sont également liés à cet engagement. Les standards que la FECOMICO s’est engagé à respecter sont élaborés dans le Règlement d’ordre Intérieur et une partie dans les manuels de procédures. Celui-ci s’applique à tous les employés de la FECOMICO et à chaque niveau de l’organisation. C’est la politique de la FECOMICO d’entreprendre des actions à l’encontre de quiconque s’avère avoir commis un acte malhonnête.
Tous les actes de mauvaise conduite flagrante seront traités en accord avec les procédures actuelles de la FECOMICO, notamment celles figurant dans le Règlement d’ordre Intérieur et les manuels de procédures. Celles-ci incluent le renvoi et une poursuite légale éventuels. La politique anti-fraude et anti-corruption ainsi que ses lignes de conduite tenteront d’aider les dirigeants dans leurs actions de prévention, de détection et de gestion de la fraude, de la corruption ou des actes liés à un mauvais comportement qui pourraient survenir au sein de l’organisation. La politique devrait être comprise en conjonction avec les politiques et procédures déjà existantes au sein de la FECOMICO. Normalement, ces dernières doivent avoir la préséance sur cette ligne de conduite.
Les tâches suivantes aideront à prévenir les actes malhonnêtes en créant un environnement qui restreint et empêche les fraudes :
- La mise en place et l’imposition de contrôles sévères
- La sensibilisation du personnel
- L’évaluation des zones de risque
- La minimisation de l’exposition des ressources à ces zones, et
- La prise de conscience des signes de danger par les gestionnaires. Les membres du personnel sont perçus comme les yeux et les oreilles de la FECOMICO sur le terrain. Ils sont souvent les premiers à remarquer les actes malhonnêtes. Il existe un système d’enregistrement et de consignation dans des rapports d’actes de malhonnêteté émanant de membres du personnel. La FECOMICO souhaite encourager quiconque ayant des soupçons raisonnables d’existence d’actes malhonnêtes d’en faire part. L’employé qui signale de tels soupçons raisonnables a l’assurance qu’il n’en souffrira d’aucune façon. Cependant, si un membre du personnel fait une révélation qu’il sait pertinemment être fausse dans l’intention de nuire, ou si sa déclaration est faite sans fondement raisonnable portant à croire que l’information fournie est exacte, la FECOMICO entamera des actions disciplinaires appropriées. De même, si un membre du personnel exerce des représailles envers un autre membre du personnel ou envers un bénévole ayant fait usage de cette procédure, ou encore si il empêche quelqu’un de faire état d’une véritable inquiétude, la FECOMICO prendra des actions disciplinaires appropriées.
Que sont la fraude et la corruption?
La fraude peut être définie comme étant : « la déformation intentionnelle de déclarations financières ou d’autres registres par des personnes internes ou externes à une organisation et ceci dans le but de dissimuler le détournement des actifs ou autrement dans le but de réaliser un profit illicite »
La fraude peut survenir à tout niveau. Les gestionnaires et les membres du personnel doivent être conscients de la façon dont une mauvaise administration ou des actes frauduleux peuvent survenir dans leur rayon de responsabilité. Il est à remarquer que, bien que l’erreur ne soit pas une fraude, celle-ci peut être le précurseur d’une fraude. La gestion doit être alertée à tout moment des erreurs pouvant se transformer en acte délibéré. La corruption peut être définie comme « l’abus de fonctions publiques en vue de gains privés ».
Chez la FECOMICO, l’expression « fraude et corruption » est utilisée pour décrire des actes tels que : la tromperie, la corruption, la falsification, l’extorsion, le détournement, le complot, la collusion, le vol, le déguisement de la vérité, les pots-de-vin.
Promouvoir la politique de la FECOMICO
Tous les membres du personnel doivent être informés de la politique de la FECOMICO au moment de leur engagement.
Rôle de la Coordination
La Coordination doit représenter un exemple d’intégrité pour son personnel. Il importe de mettre en place des contrôles stricts et clairs et d’assurer une séparation claire des fonctions entre les collaborateurs. Ceci contribuera à entretenir et à renforcer une culture anti-fraude forte.
Conclusion
La FECOMICO a une responsabilité auprès de toutes les parties prenantes afin d’assurer que l’utilisation de nos ressources limitées soit la plus efficace possible. L’adoption de la Politique anti-fraude et anti-corruption et le suivi de cette ligne de conduite aideront dans le développement d’une culture de transparence. Cela aura un effet positif sur le travail ultérieur de la FECOMICO et aidera à s’assurer qu’un plus grand nombre de ressources sera consacré à la réalisation de nos missions de travail avec d’autres partenaires afin de trouver des solutions finales à la formalisation du secteur minier, à la gouvernance des coopératives minières, à l’autonomisation et au développement durable des communautés locales.